As reuniões se tornaram uma fonte constante de frustração para profissionais de escritório: muitas vezes se estendem além do necessário, interrompem períodos de concentração e nem sempre exigem a participação de todos os convidados. Diante disso, líderes empresariais têm buscado proteger seu tempo criando regras mais rígidas sobre quando realmente devem participar de uma conversa. O co-CEO do Dropbox, Ashraf Alkarmi, segue uma regra simples para decidir quais reuniões merecem sua presença.
“Eu escolho as coisas nas quais posso fazer progresso significativo naquele trimestre”, disse Alkarmi em entrevista recente ao Business Insider. “Isso acaba se tornando um filtro para definir minhas prioridades e administrar meu tempo.”
Para selecionar as reuniões das quais participará, Alkarmi estabelece cinco objetivos principais a cada trimestre na empresa de armazenamento em nuvem, avaliada em cerca de US$ 7,3 bilhões. Essas metas, ligadas a áreas como pessoas, negócios e desempenho, servem de base para sua agenda semanal e para a alocação de seus esforços.
Para garantir alinhamento, o executivo compartilha suas prioridades com sua equipe mais próxima, incluindo chefe de gabinete e time administrativo. Segundo ele, esses objetivos prevalecem sobre qualquer outra demanda quando sua agenda fica sobrecarregada.
No primeiro trimestre deste ano, por exemplo, Alkarmi concentrou esforços na análise de dados e em soluções para reduzir a evasão de clientes. Fazer avanços concretos nessa frente tornou-se uma de suas prioridades estratégicas. Para acompanhar o progresso, ele utiliza o aplicativo Trello e afirma que manter o foco em apenas cinco metas ajuda a decidir quais conversas realmente merecem espaço na agenda.
“Às vezes recebo convites para reuniões que não têm relação com essas prioridades, e simplesmente não participo”, afirmou.
Segundo Alkarmi, essa abordagem também deixa mais claro quando um tema exige sua participação direta e quando é possível confiar na equipe para conduzir o trabalho.
“Parte de uma forma mais inteligente de trabalhar é ser intencional sobre onde gasto meu tempo”, disse em comunicado à Fortune. “Prioridades claras me ajudam a focar onde posso gerar maior impacto. E também a saber quando preciso estar na sala e quando posso confiar que minha equipe seguirá em frente sem mim.”
CEOs criam regras próprias contra o excesso de reuniões
Assim como Alkarmi, outros CEOs têm adotado medidas para reduzir o número de reuniões e proteger períodos de trabalho sem interrupções.
O CEO da Southwest Airlines, Bob Jordan, afirmou que reuniões excessivas estão ocupando o espaço destinado ao trabalho efetivo. Por isso, decidiu manter as tardes de quarta, quinta e sexta-feira completamente livres em sua agenda, impedindo o agendamento de compromissos nesses horários.
Jordan reconheceu que a medida pode parecer radical, mas argumenta que CEOs são contratados para executar tarefas que ninguém mais pode fazer, algo que se torna difícil quando o dia é consumido por reuniões consecutivas.
“É fácil confundir estar ocupado e participar de reuniões com exercer liderança”, disse o executivo durante um painel do New York Times DealBook Summit. “O que todos descobrimos é que não sobra tempo para trabalhar de verdade.”
Já Jensen Huang, fundador e CEO da Nvidia, empresa avaliada em US$ 5,3 trilhões, também reduziu o número de encontros individuais. O executivo afirma que não realiza reuniões recorrentes com seus 55 subordinados diretos, a menos que eles realmente precisem de sua ajuda.
“Não faço reuniões individuais com nenhum deles. Mas, se precisarem de mim, eu largo tudo para atendê-los”, afirmou Huang durante um evento da Universidade Stanford. Segundo ele, a prática aumenta a transparência e evita a criação de informações restritas a pequenos grupos dentro da companhia.
O CEO do Airbnb, Brian Chesky, também estabeleceu suas próprias regras. Embora muitos executivos sigam a lógica de começar o dia o mais cedo possível, ele considera que sua criatividade atinge o pico mais tarde. Por isso, não agenda reuniões antes das 10h.
“Quando você é CEO”, disse Chesky ao Wall Street Journal, “pode decidir quando será a primeira reunião do dia”.
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